Varan har lagts i din önskelista
Se Önskelistan

Träffpolicy

Generella riktlinjer för P1800-klubbens träffbidrag

Allmänt

  • Syftet med träffbidraget är att främja lokal träffverksamhet.
  • Arrangör av P1800-träff kan ansöka om bidrag från klubben.
  • Bidraget uppgår normalt till max 250:- per deltagare.
  • Bidraget kan utökas i särskilda fall om det är motiverat.
  • Faktisk kostnad upp till beslutat maxbidrag ersätts.

Förhandsbeslut

  • Ansökan skickas till klubbens styrelse av den lokala arrangörsgruppen i god tid innan träffen
  • Ansökan ska innehålla:
    1. Program
    2. Budget baserat på uppskattat antal deltagare
    3. Baserat på ansökan kan styrelsen besluta om bidragsram/maxbidrag

Bidragsansökan

  • Efter att träffen hållits erhålls bidrag mot uppvisande av kvitton och deltagarlista med namn.

Riktlinjer och rutiner för planering och genomförande av större träffar som Sommarträffar och, i tillämpliga delar, för andra träffar i Svenska Volvo P1800-klubben

  • Arrangörsgruppen bör bestå av minst tre personer.
  • Budget- och kostnadstak för Sommarträffen och bidrag för övriga träffar fastställs av P1800-klubbens styrelse och dokumenteras i ett uppdragsdokument från styrelsen till arrangörsgruppen.
  • Arrangör för sommarträffen ska delta vid klubbens styrelsemöte senast i november året före genomförandeåret för dialog och överenskommelse om ekonomiska och andra förutsättningar för träffen
  • Fullmakt från styrelsen till arrangör om uppdraget och dess innehåll ska finnas. Offerter ska tas in i mycket god tid för att få bästa möjliga pris.
  • Rapportering från arrangörsgruppen till styrelsen ska ske vid flera tillfällen vid de tidpunkter som styrelsen fastställer under planeringsperioden och efter träffens genomförande. Rapporteringen ska avse mål för träffen, aktiviteter, deltagande, kostnader och finansiering.
  • Arrangörer ska kontrollera med Trafikverket/kommuner att inga störande vägarbeten finns på planerad körväg.
  • Arrangörer ska kontrollera med mark-/tomtägare att bilar får parkeras/ställas upp.
  • Parkeringsplatser bör vara säkra ur skadesynpunkt (skadegörelse, risk för nedfallande träd etc.). Parkeringsvakter skall anlitas vid behov.
  • Exempel på väl fungerande planerings- och checklistor kan laddas ner HÄR.
  • Träffarna ska inte innehålla alltför mycket bilkörning på bekostnad av den sociala samvaron. Planering ska ske både för kör- och ställtider. Partnerprogram kan behövas t ex samtidigt med årsstämman.
  • Program och vägbeskrivningar ska skickas ut i förhand. Färdväg ska skyltas för att minimera risken för felkörning.
  • Dokumentation till årsstämma sköts av klubbens styrelse och inte av träffarrangören men denne ska planera för tid och lokal för årsstämma. Detta skall samordnas med valberedningen.
  • Klubbtidningen och hemsidan ska användas för marknadsföring av sommarträffen. Formulär för anmälningsblankett ska finnas med i klubbtidningen nr 1 och 2 och möjlighet till anmälan via hemsidan bör finnas.
  • Möjlighet att anmäla önskemål om vegetarisk och allergianpassad mat ska finnas.
  • Mottagande och hänvisande parkeringsvakter under träffen ska finnas vid behov.
  • Skyltar, banderoller, flaggor, västar och T-shirts skall rekvireras från klubbens  i god tid.
  • Sponsorer bör engageras.
  • Varor från klubbshopen samt nya och gamla nummer av klubbtidningen bör säljas i samband med träffar.
  • Lokaltidningar samt lokalradio och regional-TV skall kontaktas med information om träffarna.
  • Träffen skall dokumenteras med bilder och text för träffreportage i klubbtidningen och på hemsidan.

Policyn antagen av Svenska Volvo P1800-klubbens styrelse 2011-10-05

Kommentera

support
Behöver du lite hjälp?
Ja, tack! Öppna supportsidan!