Din integritet är viktig för oss i Volvo P1800-klubben och vi ansvarar för den personliga information som du förser oss med. För att du som besökare/användare till våra program och tjänster ska känna dig trygg så beskriver denna personuppgiftspolicy hur vi behandlar, lagrar och hanterar dina personuppgifter.
I den verksamhet som Volvo P1800-klubben bedriver behandlas diverse personuppgifter. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett korrekt sätt som inte riskerar att göra intrång i den personliga integriteten hos den vars personuppgifter behandlas.
Klubben ska i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga som behandlar personuppgifter för klubbens räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs för behandling av sådana uppgifter.
Denna personuppgiftspolicy innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av klubben i egenskap av personuppgiftsansvarig samt personuppgiftsbiträde, oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör.
Syftet med Policyn är att tillhandahålla de registrerade viktig information om klubbens personuppgiftshantering, öka kunskapen inom klubben avseende innehållet i Europaparlamentets och Rådets Förordning 2016/679 av den 27 april 2016 (”Dataskyddsförordningen”) och säkerställa att klubben uppfyller sina skyldigheter enligt Dataskyddsförordningen.
Klubben samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden och funktioner som listas nedan.
I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis våra medlemmar, styrelseledamöter eller leverantörer.
I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade.
Nedan finner du de områden inom vilka klubben behandlar personuppgifter. I anslutning till respektive område anges även ändamålen och den lagliga grunden för behandlingen, vilka som mottar uppgifterna samt lagringsperiod m.m.
2.2 MEDLEMMAR
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, adress, e-post, telefonnummer och uppgifter om ev bilinnehav.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Personuppgifterna behandlas för följande ändamål: allmänt administrera medlemskapet, uppfylla rättsliga skyldigheter avseende att hålla medlemsförteckning.
Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
Personuppgifter för klubbens medlemmar behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter, ingå eller fullgöra avtal med medlemmen eller med stöd utav en intresseavvägning.
Hur länge lagras uppgifterna?
Klubben lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.
När ett medlemskap upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara medlemmens personuppgifter. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter att medlemskapet upphört.
2.3 FÖRTROENDEVALDA
Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?
Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, adress, e-post, telefonnummer och uppgift.
De som kan komma i kontakt med personuppgifterna är klubbens styrelse, medlemmar och myndigheter om så krävs.
För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?
Personuppgifterna behandlas för följande ändamål: valberedning och nominering av ledamöter och styrelse, fakturering och bokföring samt kundkännedom
Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?
Förtroendevaldas personuppgifter behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter, ingå eller fullgöra avtal eller med stöd utav en intresseavvägning.
Hur länge lagras uppgifterna?
Klubben lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.
När ett ledamotsuppdrag upphör finns som utgångspunkt ingen anledning att spara ledamotens personuppgifter. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt efter att uppdraget upphört.
För att hantera bl.a. överlämning gallras personuppgifter för ledamöter ett år efter att ledamotsuppdraget upphört.
När klubben samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i varje fall ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån klubben bedömer det nödvändigt.
Klubben ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är klubben mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.
Klubben kan behandla personuppgifter genom att själv samla in och behandla uppgifterna självständigt och för egen räkning. Klubben kan därmed agera dels som personuppgiftsansvarig men även i vissa fall som personuppgiftsbiträde.
I flera fall när klubben begär in personuppgifter görs detta, som nämnts ovan, i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med en medlem eller styrelseledamot.
I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade.
Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne kontakta klubben (se nedan under Kontaktuppgifter), varefter vi kan ge den registrerade ytterligare information.
3.2 UTLÄMNING AV UPPGIFTER TILL EXTERN PART
Klubben kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där vi har en rättslig skyldighet att göra så). För att i varje sådant fall säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt har klubben som rutin att upprätta avtal (biträdesavtal eller dylikt) med varje extern part som behandlar personuppgifter för klubbens räkning. I sådana avtal anges alltid föremålet för behandlingen, behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade samt våra skyldigheter och rättigheter som personuppgiftsansvarig. Vidare ger klubben alltid dokumenterade instruktioner till personuppgiftsbiträdet som personuppgiftsbiträdet är skyldig att följa.
3.3 ROLLEN SOM PERSONUPPGIFTSBITRÄDE
I de eventuella fall där klubben är personuppgiftsbiträde ska klubben ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsansvarig.
Det är personuppgiftsansvarig som bestämmer exempelvis ändamål, behandling och lagringstider för personuppgifterna. När klubben är personuppgiftsbiträde behandlas därför personuppgifterna alltid i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet och i enlighet med personuppgiftsansvarigs instruktioner.
Om klubben är osäker på instruktionernas innebörd eller ansvarets omfattning har klubben som rutin att efterfråga förtydligande från personuppgiftsansvarig.
Klubben ser alltid till att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder och att tillgång till personuppgifterna enbart ges till en begränsad krets inom klubbens verksamhet som verkligen behöver ha tillgång till dem i sitt arbete.
Som framgår i efterföljande kapitel har den registrerade rätt till, bland annat, tillgång och rättelse av personuppgifter. I sådana fall rekommenderas den registrerade att i första hand ta kontakt med lämplig kontaktperson hos den personuppgiftsansvarige och först i andra hand kontakta klubben, se kontaktuppgifter i kapitel 5 nedan.
Den registrerade har rätt att vända sig till klubben i egenskap av personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som klubben behandlar och även informeras om bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.
Klubben ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan klubben komma att ta ut en administrationsavgift.
4.2 RÄTT TILL RÄTTELSE, RADERING ELLER BEGRÄNSNING
Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om den registrerade anser att klubben behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.
Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.
Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har klubben i egenskap av personuppgiftsbiträde som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.
4.3 RÄTT ATT INVÄNDA
Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enligt artikel 6.1 (e) och (f) Dataskyddsförordningen.
Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.
4.4 RÄTT TILL DATAPORTABILITET
Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det
(a) är tekniskt möjligt och
(b) den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.
4.5 RÄTT ATT ÅTERKALLA SAMTYCKE
Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.
4.6 RÄTTIGHETER VID AUTOMATISKA BESLUT
Den registrerade har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, och som kan få rättsliga följder eller motsvarande för den registrerade. Detta gäller dock inte
(a) om sådan behandling är nödvändig för ingående eller fullgörande av avtal med den registrerade,
(b) om sådan behandling är tillåten enligt tillämplig lagstiftning eller
(c) om den lagliga grunden utgörs av den registrerades samtycke.
4.7 RÄTT ATT INGE KLAGOMÅL TILL DATAINSPEKTIONEN
Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.
Kontaktuppgifter
Telefonnummer: 08-657 61 00
E-postadress:
Datainspektionen
Kontaktuppgifter:
Kassör i föreningen tillika registeransvarig
E-postadress:
Kassören
Vid materiella ändringar i Policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i Policyn, kommer klubben att informera om detta på lämpligt sätt.