Träffpolicy

Allmänt

• Syftet med träffbidraget är att främja lokal träffverksamhet.
• Arrangör av P1800-träff kan ansöka om bidrag från klubben.
• Bidraget uppgår normalt till max 250:- per deltagare.
• Bidraget kan utökas i särskilda fall om det är motiverat.
• Faktisk kostnad upp till beslutat maxbidrag ersätts.

Förhandsbeslut

• Ansökan skickas till klubbens styrelse av den lokala arrangörsgruppen i god tid innan träffen
• Ansökan ska innehålla:
  1. Program
  2. Budget baserat på uppskattat antal deltagare
  3. Baserat på ansökan kan styrelsen besluta om bidragsram/maxbidrag

Bidragsansökan

• Efter att träffen hållits erhålls bidrag mot uppvisande av kvitton och deltagarlista med namn.

• • Budget och kostnadstak för sommarträffen och bidrag för övriga träffar fastställs av P1800-klubbens styrelse och dokumenteras i ett uppdragsdokument från styrelsen till arrangörsgruppen.
  • Arrangör för sommarträffen ska delta vid klubbens styrelsemöte senast i november året före genomförandeåret för dialog och överenskommelse om ekonomiska och andra förutsättningar för träffen. Vid detta tillfälle presenterar arrangören en budget samt tillhörande offerkopior från leverantörer som beslutsunderlag för styrelsen.
  • Fullmakt från styrelsen till arrangör om uppdraget och dess innehåll ska finnas. Offerter ska tas in i mycket god tid för att få bästa möjliga pris.
  • Rapportering från arrangörsgruppen till styrelsen ska ske vid flera tillfällen vid de tidpunkter som styrelsen fastställer under planeringsperioden och efter träffens genomförande. Rapporteringen ska avse mål för träffen, aktiviteter, deltagande, kostnader och finansiering.
  • Nedanstående principer gäller för fördelning av kostnader under träffen.
  • Boendekostnader under hela träffen betalas av deltagarna direkt till hotellet.
  • Fredagen är ankomstdag för de flesta deltagare på träffen och de kostnader som uppstår den dagen betalas helt av deltagarna själva som exempelvis mat och dryck. Klubben arrangerar dagens gemensamma middag som betalas vid anmälan till träffen. I middagens pris ingår vatten/lättöl, önskar man någon annan typ av dryck exempelvis vin så betalas det direkt till restaurangen.
  • Lördag och söndag är de dagar som träffen äger rum och deltagarna betalar en anmälningsavgift för respektive dag, storleken på avgiften bestäms av styrelsen.
  • En välkomstdrink före middagen på lördagen kan klubben bjuda på efter ansökan till styrelsen av arrangören.
  • Dessa dagar betalar klubben alla övriga kostnader men inte alkoholhaltiga drycker till mat mm., det som ingår är drycker som vatten/lättöl. Övriga drycker betalas direkt till restaurangen av respektive deltagare.
  • Styrelsen kan godkänna att klubben vid speciella tillfällen även betalar vin till maten, vilket förutsätter en särskild ansökan från arrangören.
  • Skriftliga, specificerade offerter tas in från leverantörer.
  • Fakturor från leverantörer ställs ut på: Svenska Volvo P1800-klubben och skickas till kassören.
  • Träffarrangören kontrollerar leverantörsfakturor mot offerter vad gäller pris, antal mm och därefter skickas ett godkännande till kassören.
  • Kassören gör en efterkalkyl av träffen när alla kostnader är redovisade.
  • Arrangörer ska kontrollera med Trafikverket/kommuner att inga störande vägarbeten finns på planerad körväg.
  • Arrangörer ska kontrollera med mark-/tomtägare att bilar får parkeras/ställas upp.
  • Parkeringsplatser bör vara säkra ur skadesynpunkt (skadegörelse, nedblåsande träd etc.). Parkeringsvakter anlitas vid behov.
  • Exempel på väl fungerande planerings- och checklistor kan laddas ner HÄR.
  • Träffarna ska inte innehålla alltför mycket bilkörning på bekostnad av den sociala samvaron. Planering ska ske både för kör- och ställtider. Partnerprogram kan behövas t ex samtidigt med årsstämman.
  • Program och vägbeskrivningar ska skickas ut i förhand. Färdväg ska skyltas för att minimera risken för felkörning.
  • Dokumentation till årsstämma sköts av klubbens styrelse och inte av träffarrangören men denne ska planera för tid och lokal för årsstämma. Detta skall samordnas med valberedningen.
  • Klubbtidningen och hemsidan ska användas för marknadsföring av Sommarträffen. Formulär för anmälningsblankett ska finnas med i klubbtidningen nr 1 och 2 aktuellt år och möjlighet till anmälan via hemsidan bör finnas.
  • Möjlighet att anmäla önskemål om vegetarisk och allergianpassad mat ska finnas.
  • Mottagande och hänvisande parkeringsvakter under träffen ska finnas vid behov.
  • Skyltar, banderoller, flaggor, västar och T-shirts rekvireras från klubbens styrelse/träffsamordnare i god tid.
  • Sponsorer bör engageras.
  • Varor från klubbshopen samt nya och gamla nummer av klubbtidningen bör säljas i samband med träffar.
  • Kontakta lokaltidningar samt lokalradio och regional-TV och informera om träffarna.
  • Träffen skall dokumenteras med bilder och text för träffreportage i klubbtidningen och på hemsidan.

Policyn antagen av Svenska Volvo P1800-klubbens styrelse 2017-07-09