Träffar – Sida 6 – Svenska Volvo P1800 klubben

Vad är det som gör att man:

Putsar och polerar sin gamla bil?
Skaffar reservdelar?
Stiger upp extra tidigt en lördagsmorgon?
Packar matsäckskorgen?
Kör ett antal mil för att möta likasinnade?

Kan det vara det gemensamma intresset för gamla bilar och att man vill ut i den sköna naturen en dag och ha det trevligt?

Ola Olsson och Håkan Bylund diskuterar upplägget under dagens träff

Utanför Göinge Bil i Hässleholm välkomnades vi av Jan Nilsson, som berättade om dagens upplägg.

Turen startades med en karavan med 30 bilar. Hastigheten var 60 km/tim och vi passerade en välmående och vacker trakt med skiftande verksamheter såsom olika företag och vackra fårhagar. Vi passerade Vankiva, Ballingslöv, Farstorp, Hästveda, Osby, Boalt och slutligen Hägghult i närheten av Lönsboda. Första anhalten var badplatsen vid Luhrsjön, som visade sig vara en fantastiskt fin med bra plats för bilarna och god avkoppling för deltagarna. Här fanns de första kontrolluppgifterna. Det gällde att svara rätt på ett par kluriga frågor från familjen Helgesson. Vidare var man tvungen att hålla tungan rätt i mun när det gällde att para ihop ett antal historiska händelser under 1900-talet med korrekt årtal. Vissa var riktigt knepiga!

Det andra stoppet var vid Carspect i Osby. Här gällde det att veta var fören finns på bilen, kunna kluriga frågor och sist men icke minst ha koll på koloxidhalten i egna bilens avgaser. Efter gissning fick man reda på det faktiska värdet genom konventionell mätning. Det blev kanske en överraskning för många. De som ville fick även kontrollera bromsarna. Färden gick sedan vidare genom Boalt till det fantastiska Hägghult – ”Svarta Bergen”, som är ett gammalt och mycket betydande stenbrott av svart granit – diabas – hyperit (flera namn på samma sten). Denna är mycket omtyckt som dekorations- och konststen. Den går i gångar från Skåne och Blekinge i nordlig riktning upp till Värmland och uppskattas i Skåne till en ålder av 1 miljard år.

Gruppen gick runt och tittade på det gamla stenbrottet med kranar, skrothögar och lite nyskapad konst samt det fina huset med café och utställningar.

Deltagarna serverades innan prisutdelningen kassler och potatissallad med tillbehör. Det var generöst och rikligt och smakade bra efter den intressanta bilturen under denna trevliga dag.

Jo, allt detta är anledningen till de extra ansträngningarna. Gemenskapen och återseendet av veteranbilsägarna är belöningen!

Initiativtagarna Jan Nilsson och Tommy Hemert efter välförättat värv

Vi tackar Jan Nilsson, Tommy Hemert, Ola Olsson Modig och Ingrid Andersson för ett mycket gott samarbete och väl genomförd Kristianstadstur den 11 maj 2013 – årets vårträff!

Ann-Marie Olsson (text) & Sven-Olle R Olsson (foto)

Generella riktlinjer för P1800-klubbens träffbidrag

Allmänt

Syftet med träffbidraget är att främja lokal träffverksamhet.
Arrangör av P1800-träff kan ansöka om bidrag från klubben.
Bidraget uppgår normalt till max 250:- per bil samt ev medföljande medlem.
Bidraget kan utökas i särskilda fall om det är motiverat.
Faktisk kostnad upp till beslutat maxbidrag ersätts.

Förhandsbeslut

Ansökan skickas till klubbens styrelse av den lokala arrangörsgruppen i god tid innan träffen
Ansökan ska innehålla:
1. Program
2. Budget baserat på uppskattat antal deltagare
3. Baserat på ansökan kan styrelsen besluta om bidragsram/maxbidrag

Bidragsansökan

Efter att träffen hållits erhålls bidrag mot uppvisande av kvitton och deltagarlista med namn.

Riktlinjer och rutiner för planering och genomförande av större träffar som Sommarträffar och, i tillämpliga delar, för andra träffar i Svenska Volvo P1800-klubben

Arrangörsgruppen bör bestå av minst tre personer.

- Budget och kostnadstak för sommarträffen och bidrag för övriga träffar fastställs av P1800-klubbens styrelse och dokumenteras i ett uppdragsdokument från styrelsen till arrangörsgruppen.
- Arrangör för sommarträffen ska delta vid klubbens styrelsemöte senast i november året före genomförandeåret för dialog och överenskommelse om ekonomiska och andra förutsättningar för träffen. Vid detta tillfälle presenterar arrangören en budget samt tillhörande offerkopior från leverantörer som beslutsunderlag för styrelsen.
- Fullmakt från styrelsen till arrangör om uppdraget och dess innehåll ska finnas. Offerter ska tas in i mycket god tid för att få bästa möjliga pris.
- Rapportering från arrangörsgruppen till styrelsen ska ske vid flera tillfällen vid de tidpunkter som styrelsen fastställer under planeringsperioden och efter träffens genomförande. Rapporteringen ska avse mål för träffen, aktiviteter, deltagande, kostnader och finansiering.
- Nedanstående principer gäller för fördelning av kostnader under träffen.
- Boendekostnader under hela träffen betalas av deltagarna direkt till hotellet.
- Fredagen är ankomstdag för de flesta deltagare på träffen och de kostnader som uppstår den dagen betalas helt av deltagarna själva som exempelvis mat och dryck. Klubben arrangerar dagens gemensamma middag som betalas vid anmälan till träffen. I middagens pris ingår vatten/lättöl, önskar man någon annan typ av dryck exempelvis vin så betalas det direkt till restaurangen.
- Lördag och söndag är de dagar som träffen äger rum och deltagarna betalar en anmälningsavgift för respektive dag, storleken på avgiften bestäms av styrelsen.
- En välkomstdrink före middagen på lördagen kan klubben bjuda på efter ansökan till styrelsen av arrangören.
- Dessa dagar betalar klubben alla övriga kostnader men inte alkoholhaltiga drycker till mat mm., det som ingår är drycker som vatten/lättöl. Övriga drycker betalas direkt till restaurangen av respektive deltagare.
- Styrelsen kan godkänna att klubben vid speciella tillfällen även betalar vin till maten, vilket förutsätter en särskild ansökan från arrangören.
- Skriftliga, specificerade offerter tas in från leverantörer.
- Fakturor från leverantörer ställs ut på: Svenska Volvo P1800-klubben och skickas till kassören.
- Träffarrangören kontrollerar leverantörsfakturor mot offerter vad gäller pris, antal mm och därefter skickas ett godkännande till kassören.
- Kassören gör en efterkalkyl av träffen när alla kostnader är redovisade.
- Arrangörer ska kontrollera med Trafikverket/kommuner att inga störande vägarbeten finns på planerad körväg.
- Arrangörer ska kontrollera med mark-/tomtägare att bilar får parkeras/ställas upp.
- Parkeringsplatser bör vara säkra ur skadesynpunkt (skadegörelse, nedblåsande träd etc.). Parkeringsvakter anlitas vid behov.
- Exempel på väl fungerande planerings- och checklistor kan laddas ner HÄR.
- Träffarna ska inte innehålla alltför mycket bilkörning på bekostnad av den sociala samvaron. Planering ska ske både för kör- och ställtider. Partnerprogram kan behövas t ex samtidigt med årsstämman.
- Program och vägbeskrivningar ska skickas ut i förhand. Färdväg ska skyltas för att minimera risken för felkörning.
- Dokumentation till årsstämma sköts av klubbens styrelse och inte av träffarrangören men denne ska planera för tid och lokal för årsstämma. Detta skall samordnas med valberedningen.
- Klubbtidningen och hemsidan ska användas för marknadsföring av Sommarträffen. Formulär för anmälningsblankett ska finnas med i klubbtidningen nr 1 och 2 aktuellt år och möjlighet till anmälan via hemsidan bör finnas.
- Möjlighet att anmäla önskemål om vegetarisk och allergianpassad mat ska finnas.
- Mottagande och hänvisande parkeringsvakter under träffen ska finnas vid behov.
- Skyltar, banderoller, flaggor, västar och T-shirts rekvireras från klubbens styrelse/träffsamordnare i god tid.
- Sponsorer bör engageras.
- Varor från klubbshopen samt nya och gamla nummer av klubbtidningen bör säljas i samband med träffar.
- Kontakta lokaltidningar samt lokalradio och regional-TV och informera om träffarna.
- Träffen skall dokumenteras med bilder och text för träffreportage i klubbtidningen och på hemsidan.